Service & Hilfe

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Frank Beumker
Tel: 04471/15-635
Fax: 04471/15100
Raum: 1.047

Kreishaus
Eschstraße 29
49661 Cloppenburg

Telefon: 04471 / 15-0

montags - freitags:
08.30 Uhr bis 12.30 Uhr
und nach Vereinbarung

Hilfe

Hinweise zu E-Mail-Kommunikation und Online-Formularen

Der Landkreis Cloppenburg eröffnet den Zugang für eine elektronische Kommunikation mittels E-Mail oder durch Verwendung elektronischen Formulare. Die auf diesen Internetseiten und auf dem Briefbogen des Landkreises bekannt gemachten E-Mail-Adressen können gemäß § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes für die elektronische Kommunikation verwendet werden. Für die Übermittlung von E-Mails und die Verwendung elektronischer Formulare sind folgende Anforderungen zu beachten:

  1. Bitte kommunizieren Sie mit uns in deutscher Sprache. Nur dies gewährt einen reibungslosen Ablauf und eine korrekte Bearbeitung Ihres Anliegens.

  2. Der Landkreis Cloppenburg verwendet z.Zt. keine elektronische Verschlüsselung und keine elektronischen Signaturen. Dokumente, die eine besondere Schriftform erfordern, sollen daher nicht per E-Mail übermittelt werden. Beachten Sie, daß auch die Inhalte unserer Onlineformulare unverschlüsselt übertragen werden.

  3. Aus Sicherheitsgründen sollten E-Mails nur im Text-Format versendet werden. Dokumente, die als Anlage mit einer E-Mail an uns gesendet werden, sollten nur folgende Formate haben und die Größe von insgesamt 15 MB nicht überschreiten:

    Dokumente:
    (mit Einschränkung) *.doc ohne Makros!
    *.pdf
    *.txt
    *.rtf
    (mit Einschränkung) *.xls ohne Makros!

    Bilder:

    *.bmp
    *.gif
    *.jpg
    *.png
    *.tif

    Präsentationen:

    *.pps

    Gepackte Dateien:

    *.zip


  4. Nicht angenommen werden E-Mails mit Anhängen die folgenden Endungen haben:
    *.pif
    *.lnk
    *.bat
    *.cmd
    *.com
    *.dll
    *.hlp
    *.inf
    *.msi
    *.scr
    *.vbs
    *.wsc
    *.wsh


  5. Andere E-Mail-Anhänge:

    Bitte halten Sie vor dem Versand ggf. Rücksprache mit Ihrem jeweiligen Ansprechpartner bei uns im Hause, ob Sie Ihm andere, oben unter Punkt 3. nicht erwähnte Dateianhänge zukommen lassen können. Beachten Sie bitte bei Ihren Überlegungen, dass unsere Arbeitsplätze in aller Regel mit MS-Windows-PCs mit zugehörigem Standartofficepaket ausgestattet sind.

Falls Sie versehentlich einen ungültigen / unbekannten Empfänger bei uns angeschrieben haben, so erhalten Sie automatisch eine englischsprachige Nachricht an Ihre Absenderadresse über die Unzustellbarkeit der E-Mail. Betreff hierbei "Undelivered Mail Returned to Sender").

Wenn Sie uns per E-Mail eine Datei als Anlage zukommen lasssen wollten, deren Annahme wir aus sicherheitstechnischen Gründen verweigern, erhalten Sie ebenfalls eine teilweise englischsprachige Nachricht über die Verweigerung der Annahme und Ihre Original-E-Mail als Anlage zurück. (Absender ist hierbei unser "Mail Delivery Subsystem" mit dem Betreff "Returned mail: see transcript for details")

In beiden Fällen ist die teilweise Englischsprachigkeit auf Grund der Internationalität des Internets unvermeidbar. Sie werden aber im Mailtext auch in deutscher Sprache informiert.
Bitte beachten Sie diesbezüglich Ihren Posteingang!


 

Hinweise zu EGVP und rechtsverbindliche elektronische Kommunikation

Für Vorgänge, die zur Bearbeitung eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen bzw. die Rechtsfristen in Gang setzen, müssen die Mitteilungen und Anlagendokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß § 2 Absatz 1 Nr. 2 Signaturgesetz (SigG) versehen sein. Vorgänge dieser Art können jetzt an die Virtuelle Poststelle (VPS) des Landkreises Cloppenburg rechtsverbindlich und sicher elektronisch übermittelt werden.

Hierfür steht das Programm EGVP unter www.egvp.de zum kostenlosen Download zur Verfügung.

Andere verschlüsselte oder signierte E-Mails nimmt die Kreisverwaltung aus technischen und organisatorischen Gründen nicht entgegen.

Für die Durchführung der qualifizierten elektronischen Signatur wird eine Signaturkarte und ein Kartenlesegerät benötigt. Auf der Signaturkarte muss sich die qualifizierte elektronische Signatur befinden. Diese und auch das Kartenlesegerät kann bei verschiedenen Anbietern (z.B. bei der Hausbank) bestellt werden. Unterstützt werden vom EGVP alle in Deutschland gängigen qualifizierten Signaturkarten. Nicht unterstützt werden z.B. HBCI-Bank-Karten. Eine Auflistung der unterstützten Karten findet sich ebenfalls unter www.egvp.de.

Der Landkreis Cloppenburg behält sich in Zweifelsfällen vor, eingehende signierte Nachrichten per Briefpost zu beantworten. Wir setzen die Angabe einer vollständigen Absenderadresse in den übermittelten Dokumenten voraus, die Verwendung eines Pseudonyms ist unzulässig.


 

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